Datenschutzerklärung

Kurz gesagt: Halloa liest deine Mails nur, um Entwürfe zu schreiben und Mails zu sortieren, und nimmt Anrufe nur entgegen, wenn du die Telefon-Assistentin einschaltest. Daten liegen in der Schweiz, KI-Modelle laufen in der Schweiz und der EU, nichts wird zum Training verwendet.

1. Wer verantwortlich ist

hy gmbh (Büro für KI), Bergstrasse 31c, 8890 Flums, Schweiz, UID CHE-198.834.207. Kontakt für Datenschutz: hoi@letravo.ch.

Nutzt eine Firma Halloa für ihre Mitarbeitenden, ist die Firma für die Mails verantwortlich und wir bearbeiten sie in ihrem Auftrag (Vertrag zur Auftragsbearbeitung auf Anfrage).

2. Diese Website

Die Website läuft bei Nine Internet Solutions AG in Zürich. Beim Aufruf verarbeitet der Hoster technisch nötige Angaben (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) kurzzeitig für Betrieb und Schutz vor Angriffen. Wir setzen keine Cookies, kein Tracking und laden keine Schriften oder Skripte von Dritten.

3. Warteliste

Wenn du dich auf die Warteliste einträgst, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Firma, Branche, Mail-Plattform, Teamgrösse, deine Nachricht und den Zeitpunkt deiner Einwilligung. Wir nutzen diese Angaben nur, um dich zum Pilot zu kontaktieren, und schicken dir eine Bestätigung per Mail. IP-Adressen speichern wir nicht. Auf Wunsch löschen wir den Eintrag sofort.

4. Die App Halloa

Anmeldung: mit deinem Microsoft-Konto oder mit einem Code per Mail. Wir speichern Name, E-Mail-Adresse und die Kennung deines Kontos. Für den Code speichern wir deine Adresse und einen Prüfwert des Codes, nie den Code selbst. In der App setzen wir nur ein Anmelde-Cookie (gültig 14 Tage), kein Tracking.

Mails: Halloa liest neue Mails in den Postfächern, die du verbindest, ordnet sie ein und legt Antwortentwürfe in deinem Postfach ab. Deine Mails bleiben in deinem Postfach, wir kopieren kein Postfach. Bei uns gespeichert werden:

Angaben zu eingegangenen Mails: Absender, Zeitpunkt, Einordnung (ohne Mailtext)
Entwürfe und, nach dem Senden, der gesendete Text zum Vergleich
was aus einem Entwurf wurde (gelöscht oder beantwortet), mit Absender-Domain und Betreff, damit die Einordnung von deinen Entscheiden lernt
Antwortbeispiele aus deinen gesendeten Mails und die Beschreibung deines Schreibstils
Signatur, Einstellungen, Regeln
was du selbst hinzufügst: Unterlagen, Website-Adresse, OneDrive-Ordner
Zugangsdaten: Anmeldung bei Microsoft und Google, Passwort für Postfächer per IMAP

Inhalte und Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt, jede Firma mit eigenem Schlüssel. Anhänge lesen wir nur im Speicher und speichern sie nicht. Mehr dazu auf der Seite Sicherheit.

Postfächer per IMAP: Wir speichern Adresse, Server, Benutzername und das Passwort (verschlüsselt). Wir nutzen den Zugang nur zum Lesen, zum Ablegen von Entwürfen und zum Aufräumen, nie zum Senden. Beim Trennen des Postfachs oder beim Löschen des Kontos löschen wir die Zugangsdaten sofort.

Kalender und Dokumente: Verbindest du Outlook- oder Google-Kalender, Drive oder OneDrive, liest Halloa dort nur, was ein Entwurf braucht (freie Zeiten, Dokumente mit Bezug zum Absender). Zu jedem Entwurf speichern wir verschlüsselt, welche Quellen verwendet wurden.

Telefon: Nutzt du die Telefon-Assistentin, nimmt sie Anrufe auf deiner Nummer entgegen. Sie sagt Anrufenden immer, dass sie eine KI ist. Bei uns gespeichert werden, verschlüsselt mit dem Schlüssel deiner Firma: Nummer und Zeitpunkt des Anrufs, das Gespräch als Text, die Anrufkarte (Anliegen, Name, Rückrufnummer, Terminwunsch), die Zusammenfassung, Nachrichten auf der Combox als Ton und Text, kurze Notizen zu früheren Anrufen derselben Nummer (abschaltbar) und deine eigenen Ansagen. Ton nehmen wir nur bei Nachrichten auf der Combox auf, nicht das Gespräch mit der Assistentin. Nennen Anrufende für einen Terminwunsch ihre E-Mail-Adresse, schicken wir ihr erst eine Mail ohne Inhalt; bestätigen kann sie nur, wer die Nummer kennt, von der angerufen wurde. Für Anrufende ist deine Firma verantwortlich; wir bearbeiten die Daten in ihrem Auftrag.

5. KI-Modelle

Für Einordnung und Entwürfe gehen der Mailtext und der nötige Kontext an KI-Modelle bei Anbietern in der Schweiz und der EU, nie in Rechenzentren in den USA. Am Telefon gehen Ton und Text des Gesprächs an Sprach- und KI-Dienste in der EU. Zwei davon (Amazon Web Services, Microsoft) gehören zu Konzernen mit Sitz in den USA; verarbeitet wird trotzdem nur in der EU bzw. in Zürich, abgesichert mit den Standardvertragsklauseln. Wir setzen nur Anbieter ein, die die Daten nur für die Antwort verarbeiten und nicht zum Training verwenden. Wir trainieren keine Modelle mit deinen Mails.

6. Auftragsbearbeiter

Anbieter	Wofür	Ort
Nine Internet Solutions AG	Hosting von App, Website und Datenbank	Zürich, Schweiz
Infomaniak Network SA	KI-Modelle (Einordnung, Schreibstil, Entwürfe), Suche in deinen Unterlagen; verschlüsselte Backups	Genf, Schweiz
Scaleway SAS	KI-Modell für Entwürfe	Paris, Frankreich
Mistral AI SAS	Texterkennung für gescannte PDFs und Fotos	Paris, Frankreich
mailomat.swiss	Systemmails (Einladung, Anmeldecode, Hinweise, Anrufzusammenfassungen, Terminbestätigungen an Anrufende)	Schweiz
sipcall	Telefon: Rufnummern und Zustellung der Anrufe	Schweiz
Gradium SAS	Telefon: Spracherkennung und Sprachausgabe, ohne Speicherung	Paris, Frankreich
Amazon Web Services EMEA SARL (Bedrock)	Telefon: KI-Modell im Gespräch und für die Zusammenfassung, ohne Speicherung	EU-Regionen und Zürich; Konzern in den USA
Microsoft Ireland (Azure)	KI-Modell für Entwürfe und Ausweich-Sprachdienste fürs Telefon, je nach Einstellung	EU-Datenzone; Konzern in den USA

Optional, nur wenn du es einschaltest: Websuche für Recherchen (Linkup, Paris; Staan, EU). Dorthin gehen nur Suchbegriffe, nie der Mailtext. Microsoft und Google sind deine eigenen Dienste: Halloa greift nur in deinem Auftrag darauf zu.

Ausland: Frankreich und die übrigen EU-Staaten haben laut Bundesrat einen angemessenen Datenschutz (Anhang 1 der Datenschutzverordnung). Verarbeitet wird nur in der Schweiz und der EU. Bei Amazon Web Services und Microsoft ist ein Zugriff der Konzernmutter in den USA rechtlich nicht ganz auszuschliessen; dafür gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

7. Wie lange wir Daten aufbewahren

Daten	Frist
Entwurfstext und gesendeter Text nach dem Senden oder Verwerfen	30 Tage
Entwürfe, die nie gesendet oder verworfen werden	60 Tage
Angaben zu eingegangenen Mails (Absender, Einordnung) und Aufräum-Protokoll	90 Tage
Gelernt aus deinen Entwürfen (gelöscht oder beantwortet, Absender-Domain, Betreff)	90 Tage
Liste deiner Newsletter (Absender, Anzahl, gelesen, deine Wahl)	180 Tage nach der letzten Mail des Absenders
Antwortbeispiele für deinen Ton	12 Monate rollend
Rückmeldungen aus der App	12 Monate
Protokoll der Systemmails	6 Monate
Sicherheits- und Kostenprotokoll (ohne Mailinhalte)	400 Tage
Anmeldecodes	1 Tag nach Ablauf
Verschlüsselte Backups	rund fünf Wochen
Telefon: Anrufkarte, Gespräch als Text, Zusammenfassung, Nachrichten auf der Combox, Terminwünsche	90 Tage (in den Einstellungen der Assistentin änderbar)
Telefon: kurze Notizen zu früheren Anrufen derselben Nummer	365 Tage (änderbar oder ganz ausschaltbar)
Alles übrige (Schreibstil, Unterlagen, Wissenskarten, eigene Ansagen, Einstellungen, Zugangsdaten)	bis du es löschst oder das Konto löschst

Löschst du dein Konto, löschen wir alle bei uns gespeicherten Daten sofort. In den verschlüsselten Backups verschwinden sie nach rund fünf Wochen.

8. Deine Rechte

Du kannst jederzeit Auskunft verlangen, falsche Daten berichtigen und Daten löschen lassen, und du kannst deine Daten herausverlangen. Vieles geht direkt in der App (Schreibstil lesen und ändern, Unterlagen löschen, Konto löschen). Sonst schreib uns an hoi@letravo.ch. Du kannst dich auch beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

9. Änderungen

Ändern wir diese Erklärung, zum Beispiel bei einem neuen Anbieter, steht hier die neue Fassung. Wesentliche Änderungen teilen wir dir vorher per Mail mit.

Stand: Oktober 2026