So arbeitet Halloa.

Welche Konten funktionieren mit Halloa?

Microsoft 365 (geschäftlich) und private Microsoft-Konten wie Outlook.com oder Hotmail. Outlook im Web, das neue und das klassische Outlook funktionieren gleich, weil Halloa direkt mit dem Postfach arbeitet.

Dazu jedes Postfach mit IMAP, zum Beispiel bei cyon, Infomaniak, Hostpoint, Gmail, Bluewin oder GMX. Du kannst mehrere Postfächer verbinden, auch zusätzlich zu Microsoft (siehe «Postfach per IMAP»).

Google Kalender und Google Drive kannst du als zusätzliche Quellen verbinden.

Während der Beta ist Halloa nur mit Einladung nutzbar.

Wie melde ich mich bei Halloa an?

Mit deinem Microsoft-Konto oder mit einem Code per Mail: Du gibst deine Adresse ein und bekommst einen 6-stelligen Code, der 10 Minuten gilt. Ein Passwort für die App gibt es nicht.

Ein Konto, das sich mit Microsoft anmeldet, bekommt keinen Code: Dort gilt der Schutz von Microsoft und deiner Firma (z.B. Bestätigung auf dem Handy). Der Code ist für Konten ohne Microsoft, etwa mit Postfächern per IMAP.

Anmeldung und Postfächer sind getrennt: Auch wer sich mit Microsoft anmeldet, kann zusätzlich Postfächer per IMAP verbinden.

Welche Rechte fragt Halloa bei Microsoft an?

Bei der Anmeldung nur diese: dein Profil lesen, Mails lesen und Entwürfe anlegen (Mail.ReadWrite). Das Recht zum Senden (Mail.Send) fragen wir nie an.

Weitere Rechte kommen erst dazu, wenn du eine Funktion einschaltest, jeweils mit eigener Abfrage bei Microsoft:

• Geteilte Postfächer: Mail.ReadWrite.Shared
• Outlook-Kalender: Calendars.Read, für Kalender geteilter Postfächer zusätzlich Calendars.Read.Shared
• Termine eintragen (nur wenn du es unter «Termine» einschaltest): Calendars.ReadWrite
• OneDrive und SharePoint: Files.Read.All. Microsoft kennt dafür keine engere Stufe; Letravo öffnet technisch nur die Ordner, die du verbindest, und sucht nie im ganzen Laufwerk.

Dateien liest Halloa nur. Im Kalender ändert Halloa nur etwas, wenn du «Termine eintragen» einschaltest, und dann nur die eigenen, vorläufigen Einträge zu deinen Entwürfen.

Microsoft hat mich gar nicht nach den Rechten gefragt. Warum?

Microsoft merkt sich eine Zustimmung pro Person und App. Hast du Halloa schon einmal zugestimmt, oder hat deine IT die App für die ganze Firma freigegeben, erscheint die Abfrage nicht noch einmal.

Welchen Apps du zugestimmt hast, siehst du bei Firmenkonten unter myapplications.microsoft.com, bei privaten Konten unter account.live.com/consent/Manage. Dort kannst du eine Zustimmung auch wieder entziehen.

Es steht «Freigabe durch die IT nötig». Was nun?

Viele Firmen erlauben nicht, dass Mitarbeitende Apps selbst Zugriff auf ihr Postfach geben. Seit Ende 2025 ist das bei Microsoft der Standard. Dann muss eine Person mit Admin-Rechten Halloa einmal für die Firma freigeben.

Die Seite zeigt dafür einen Link. Schick ihn deiner IT. Nach der Freigabe meldest du dich einfach noch einmal an.

Liest Halloa schon, bevor ich die Einrichtung starte?

Nein. Nach der Anmeldung führt dich Halloa in vier Schritten durch die Einrichtung: Postfach (Microsoft oder IMAP), Kalender, Aufräumen und Start. Gelesen wird erst, wenn du auf «Einrichtung starten» klickst.

Was liest Halloa bei der Einrichtung?

Deine gesendeten Mails der letzten 12 Monate, höchstens 300. Zu jeder Antwort holt es die Mail davor aus dem Verlauf. Daraus lernt es deinen Ton:

• Du oder Sie, Anrede und Grussformel
• Länge und Aufbau deiner Antworten
• wie du mit einzelnen Kontakten schreibst

Gespeichert werden nur diese Paare aus Mail und deiner Antwort, verschlüsselt. Deinen Posteingang kopiert Halloa nicht.

Aus den letzten 15 gesendeten Mails übernimmt es ausserdem die Schrift, schlägt dir deine Signatur vor und füllt «Meine Regeln» einmal vor. Die Signatur kommt erst in Entwürfe, wenn du sie bestätigst.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Meist ein bis zwei Minuten. Die Seite zeigt, wie viele gesendete Mails schon gelesen sind, und aktualisiert sich selbst. Am Ende bekommst du die Mail «Halloa ist eingerichtet».

Klappt etwas nicht, versucht Halloa es automatisch noch zweimal. Hängt es danach immer noch, schreib uns an hoi@letravo.ch.

Welche Mails bekommen einen Entwurf?

Mails im Posteingang, die eine Antwort von dir brauchen. Das entscheidet Halloa bei jeder neuen Mail. Keinen Entwurf bekommen:

• Newsletter, Werbung und Benachrichtigungen
• Absender wie no-reply, noreply oder mailer-daemon
• Abwesenheitsnotizen und automatische Antworten
• Kalender-Einladungen und Zu- oder Absagen
• Mails von dir selbst
• Absender und Domains auf deiner Liste «Nie Entwürfe für»

Bist du nur in Kopie (CC), gibt es meist keinen Entwurf. Mails von Kolleginnen und Kollegen können einen bekommen, wenn sie eine Antwort brauchen.

Spielt es eine Rolle, ob eine Mail gelesen ist?

Nein. Halloa achtet nicht darauf, ob eine Mail gelesen oder ungelesen ist. Liest du sie, bevor der Entwurf da ist, entsteht er trotzdem.

Bekommen auch alte Mails einen Entwurf?

Nein. Halloa bearbeitet nur Mails, die nach der Einrichtung ankommen. Mails, die älter als 14 Tage sind, bekommen nie einen Entwurf, auch nicht nach einer Pause.

Wie schnell ist ein Entwurf da?

Halloa schaut etwa jede Minute nach neuen Mails. Ein Entwurf liegt meist nach ein bis zwei Minuten bereit.

Wo finde ich die Entwürfe?

In Outlook im Ordner «Entwürfe», als echte Antwort im Verlauf, mit der ursprünglichen Mail darunter und mit deiner Signatur. Öffnest du die Mail im Posteingang, zeigt Outlook den Entwurf dort an.

Bei Postfächern mit IMAP liegt der Entwurf im Ordner «Entwürfe» deines Mailprogramms, zum Beispiel Apple Mail, Thunderbird oder Gmail im Browser.

Bei geteilten Postfächern liegt der Entwurf im Ordner «Entwürfe» des geteilten Postfachs. In Halloa siehst du offene Entwürfe auf der Übersicht unter «Wartet auf dich» und alle unter «Entwürfe», jeweils mit Betreff und dem Knopf «In Outlook», der den Entwurf direkt in Outlook im Web öffnet.

Was bedeuten die Kategorien «Halloa: …» in Outlook?

Halloa markiert jede bearbeitete Mail mit einer Outlook-Kategorie. Deine eigenen Kategorien bleiben.

• «Halloa: Entwurf»: Ein Entwurf liegt bereit.
• «Halloa: Antworten»: Die Mail braucht eine Antwort, aber es gibt keinen Entwurf (unsicher, Tageslimit erreicht oder ein Fehler).
• «Halloa: Info»: Keine Antwort nötig.

Warum hat eine Mail keinen Entwurf bekommen?

Die häufigsten Gründe:

• Sie braucht laut Einschätzung keine Antwort (Kategorie «Info»).
• Sie ist Akquise: Jemand will dir etwas verkaufen, etwa eine Agentur, SEO, eine Software-Demo, Leads oder Personalvermittlung. Solche Mails bekommen «Info», mit eingeschaltetem Aufräumen kommen sie zu «Newsletter & Werbung». Will dagegen jemand bei dir etwas kaufen (Anfrage, Offerte, Termin), entsteht weiterhin ein Entwurf.
• Du hast ähnliche Entwürfe gelöscht, ohne selbst zu antworten. Halloa lernt daraus: Betreff und Absender-Domain solcher Mails aus den letzten 90 Tagen fliessen als Hinweis in die Einschätzung ein. Anfragen von Kunden bekommen trotzdem einen Entwurf.
• Beim Schreiben hat sich gezeigt, dass eine Antwort keinen Sinn macht, etwa bei einer automatischen Meldung (Transkript bereit, Datei geteilt). Dann legt Halloa keinen Entwurf an, die Mail bekommt «Info».
• Der Absender steht unter «Sortieren» bei «Nie Entwürfe für». Hast du bei einem Absender die Entwürfe zweimal verworfen, schlägt Halloa das dort von sich aus vor. Kommen solche Mails von mehreren Adressen derselben Firma, schlägt Halloa die ganze Domain vor (nie bei Gratis-Anbietern wie Gmail und nie für deine eigene Domain).
• Die Einschätzung war unsicher. Unter «Sortieren» wählst du, wie viele Entwürfe entstehen: «Mehr Entwürfe», «Ausgewogen» (Vorgabe) oder «Nur wenn sicher».
• Das Tageslimit ist erreicht. Vorgabe: 100 Entwürfe pro Tag, einstellbar unter «Sortieren».
• Halloa ist pausiert.
• Eine Outlook-Regel hat die Mail in einen anderen Ordner verschoben, oder sie landete im Junk-Ordner. Beachtet wird nur der Posteingang.
• Die Mail ist älter als 14 Tage.

Kann Halloa Mails senden?

Nein. Halloa legt nur Entwürfe an. Das Recht zum Senden fragen wir bei Microsoft gar nicht an, und bei IMAP-Postfächern verbindet sich Halloa nie mit dem Postausgang (SMTP). Senden tust nur du.

Was passiert, wenn ich einen Entwurf ändere, lösche oder nicht nutze?

Halloa merkt sich, was aus jedem Entwurf wurde, und zeigt es unter «Entwürfe» und in der Übersicht:

• Unverändert gesendet oder bearbeitet gesendet
• Selbst geantwortet: Du hast mit einer eigenen Mail im selben Verlauf geantwortet.
• Verworfen: Du hast den Entwurf gelöscht, oder er lag 14 Tage ungenutzt.

Mit «Als nicht genutzt markieren» in der App schliesst du einen Entwurf sofort ab. In Outlook bleibt er liegen, bis du ihn löschst.

Bei jedem Entwurf kannst du mit «Passt» oder «Passt nicht» Rückmeldung geben, gern mit einem kurzen Grund. Das hilft uns in der Beta, die Entwürfe zu verbessern.

Was du sendest, fliesst laufend in deinen Ton ein.

Was bedeutet «Absender nicht bestätigt» oder «Bitte prüfen»?

Halloa prüft bei jeder Mail, ob der Absender echt ist (SPF, DKIM, DMARC). Ist er nicht bestätigt, entsteht der Entwurf ohne Verlauf, Unterlagen, Kalender und Recherche, damit nichts Internes an eine gefälschte Adresse geht. Beim Entwurf siehst du einen Hinweis.

«Bitte prüfen» steht bei Links, Mailadressen oder IBAN im Entwurf, die aus keiner vertrauenswürdigen Quelle stammen. Schau sie vor dem Senden genau an.

In welcher Sprache schreibt der Entwurf?

In der Sprache der Mail: Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Auf Deutsch mit Schweizer Schreibweise, also ohne «ß».

Liest der Entwurf auch Anhänge?

Ja, bis zu fünf Anhänge pro Mail (PDF, Word, Excel, Text und Mails), damit der Entwurf auf den Inhalt eingehen kann. Anhänge werden nicht gespeichert.

Was macht «Aufräumen»?

Es sortiert Newsletter und Werbung, Benachrichtigungen und Termin-Updates aus dem Posteingang. Es ist freiwillig und am Anfang ausgeschaltet. Für jede Art wählst du:

• In eigenen Ordner: Die Mail wird in einen Ordner verschoben.
• Im Posteingang lassen, nur markieren: Die Mail bleibt und bekommt eine Outlook-Kategorie.

Aufgeräumt werden nur neue Mails und nur in deinem eigenen Postfach, nicht in geteilten Postfächern.

Welche Ordner legt Halloa an, und wann?

Die Ordner liegen in Outlook direkt unter deinem Postfach, neben dem Posteingang:

• «Halloa · Newsletter & Werbung»
• «Halloa · Benachrichtigungen»
• «Halloa · Termine»

Ein Ordner entsteht erst, wenn die erste passende Mail dorthin verschoben wird, nicht schon beim Einschalten. Gibt es ihn schon, wird er weiter genutzt.

Beim Markieren heissen die Kategorien «Halloa: Newsletter», «Halloa: Benachrichtigung» und «Halloa: Termin».

Welche Mails fasst das Aufräumen nie an?

• Mails von Absendern, denen du schon einmal geschrieben hast
• Mails von deiner eigenen Firmen-Domain
• Markierte (mit Fähnchen) und als wichtig gekennzeichnete Mails
• Absender auf deiner Liste «Nie aufräumen»

Termin-Updates werden auch von bekannten Absendern einsortiert.

Eine Mail wurde falsch einsortiert. Was tun?

Klick unter «Aufräumen» im Protokoll auf «Rückgängig», oder zieh die Mail in Outlook zurück in den Posteingang. Beides merkt sich Halloa: Der Absender kommt auf die Liste «Nie aufräumen» und wird künftig nicht mehr aufgeräumt.

Die Liste kannst du unter «Aufräumen» selbst bearbeiten. Das Protokoll zeigt die letzten 90 Tage, jeweils mit Grund.

Was passiert, wenn ich das Aufräumen ausschalte?

Ab dann wird nichts mehr verschoben oder markiert. Was schon in den Ordnern liegt, bleibt dort, und die Ordner bleiben in Outlook bestehen. Du kannst sie selbst löschen.

Was macht die Option «Junk-E-Mail»?

Eingeschaltet verschiebt sie Werbung direkt in den Junk-Ordner, aber nur, wenn die Absenderprüfung (DMARC) fehlschlägt, der Absender also sehr wahrscheinlich gefälscht ist. Die Vorgabe ist aus.

Kann Halloa mich von Newslettern abmelden?

Ja, aber nur, wenn du es selbst anklickst. Halloa meldet dich nie von sich aus ab. Unter «Aufräumen» siehst du bei «Deine Newsletter», welche Newsletter in den letzten 90 Tagen kamen und wie viele du davon gelesen hast. Ab und zu fragt Halloa nach, zum Beispiel wenn du einen Newsletter kaum öffnest («Liest du den noch?»). Diese Fragen kommen auch im Wochenrückblick; abschalten kannst du sie unter «Konto».

Pro Absender wählst du:

• Im Posteingang lassen: Der Absender kommt auf die Liste «Nie aufräumen».
• Wegsortieren: Seine Mails kommen in den Ordner für Newsletter. Das wirkt nur mit eingeschaltetem Aufräumen.
• Abmelden: so, wie es der Newsletter selbst im Mailkopf anbietet.

Bietet der Newsletter die Abmeldung mit einem Klick an (Standard RFC 8058), schickt Halloa genau diese Abmeldung an den Absender, ohne Umwege und ohne Weiterleitungen zu folgen. Sonst öffnest du die Abmeldeseite selbst oder schreibst die vorbereitete Abmeldemail aus deinem Mailprogramm; danach klickst du «Erledigt». Halloa sendet nie Mails aus deinem Postfach.

Zur Sicherheit bietet Halloa das Abmelden nur an, wenn der Absender bestätigt ist (Absenderprüfung bestanden), schon mindestens zwei Mails kamen und nichts davon im Junk landete. Ein Abmeldelink in einer gefälschten Mail bestätigt sonst nur, dass deine Adresse gelesen wird. Kommt nach einer Abmeldung trotzdem noch etwas, siehst du das in der Liste und kannst den Absender immer wegsortieren.

Was ist der Schreibstil?

Eine kurze Beschreibung, wie du schreibst, erstellt aus deinen gesendeten Mails. Du findest sie unter «Schreiben» und passt sie mit «Bearbeiten» an. Hast du sie angepasst, überschreibt Halloa sie nie von selbst.

«Ton neu lernen» liest deine gesendeten Mails neu ein und erstellt den Schreibstil frisch, auch wenn du ihn angepasst hattest. Das dauert ein bis zwei Minuten; den Fortschritt siehst du auf der Übersicht. Deine Regeln bleiben.

Was steht unter «Über dich und deine Firma»?

Eine kurze Beschreibung deiner Rolle, deines Angebots mit den richtigen Namen, deiner Kundschaft und typischer Abläufe (z.B. Erstgespräch, Offerte, Workshop). Halloa erstellt sie bei der Einrichtung aus deinen gesendeten Mails und deiner Website und nutzt sie in jedem Entwurf als Hintergrund.

Du findest sie unter «Schreiben». Passt du sie an, überschreibt sie niemand automatisch. Hast du die Website erst später hinterlegt, erstellst du sie mit «Neu erstellen» frisch.

Wofür sind «Meine Regeln»?

Für alles, was immer gelten soll, in deinen eigenen Worten, zum Beispiel: «Erstkontakt per Sie, danach per du» oder «Schluss immer mit Liebe Grüsse». Deine Regeln haben Vorrang vor dem Schreibstil.

Bei der Einrichtung füllt Halloa sie einmal aus deinen Mails vor. Danach ändert es sie nie mehr selbst.

Warum setzt Halloa die Signatur selbst?

Outlook und andere Mailprogramme fügen Entwürfen, die eine App anlegt, keine Signatur an. Darum setzt Halloa sie selbst ein.

Halloa sucht deine Signatur in den zuletzt gesendeten Mails und zeigt sie dir als Vorschlag: auf der Übersicht und unter «Schreiben», Abschnitt «Signatur und Schrift». In Entwürfe kommt sie erst, wenn du «Stimmt so» wählst. Mit «Anpassen» öffnest du den Editor, mit «Ohne Signatur» verwirfst du den Vorschlag. Einladungen mit Teams, Zoom oder Meet zählen dabei nicht.

Im Editor unter «Schreiben» steht die Signatur so, wie sie im Entwurf erscheint, mit Bildern und Links. Text markieren, dann fett, kursiv, unterstrichen oder als Link setzen und speichern. Neue Bilder einfügen geht dort noch nicht.

Bis du bestätigst, steht unter der Grussformel nur dein Name. Schriftart, Grösse und Abstände siehst du unter «Schreiben» in einer Vorschau.

Jedes Postfach hat seine eigene Signatur. Hat eines keine, steht im Entwurf dort auch keine. Die Vorschau zeigt pro Postfach genau, was in den Entwurf kommt.

Wie verbinde ich ein Postfach per IMAP?

Unter «Verbindungen» (oder im ersten Schritt der Einrichtung) gibst du die Adresse ein. Halloa erkennt den Server bei den meisten Anbietern selbst, zum Beispiel cyon, Infomaniak, Hostpoint, Gmail, Bluewin, GMX, iCloud und Yahoo. Dann gibst du das Passwort oder ein App-Passwort ein, und Halloa prüft die Anmeldung sofort.

Du kannst bis zu fünf Postfächer verbinden. Neue Mails bekommen ab dem Verbinden Entwürfe, die gesendeten Mails des Postfachs fliessen in deinen Ton ein.

Was ist ein App-Passwort, und wo bekomme ich es?

Ein eigenes Passwort nur für Halloa, das du jederzeit wieder löschen kannst, ohne dein normales Passwort zu ändern. Wir empfehlen es, wo es geht.

• Gmail: Bestätigung in zwei Schritten einschalten, dann unter myaccount.google.com/apppasswords ein App-Passwort erstellen.
• iCloud: unter account.apple.com bei «Anmelden und Sicherheit» ein app-spezifisches Passwort erstellen.
• Yahoo: in den Kontoeinstellungen unter «Sicherheit» ein App-Passwort erstellen.
• GMX und web.de: in den Einstellungen den Zugriff per POP3 und IMAP erlauben, dann das normale Passwort oder ein App-Passwort verwenden.
• cyon, Infomaniak, Hostpoint und Bluewin: meist das Passwort des Postfachs. Mit Zwei-Faktor-Anmeldung braucht es beim Anbieter ein App-Passwort.

Was ist bei IMAP anders als bei Microsoft?

• Der Entwurf liegt im Ordner «Entwürfe» deines Mailprogramms. Einen Knopf «In Outlook» gibt es dafür nicht.
• Ob ein Entwurf gesendet wurde, sieht Halloa im Ordner «Gesendet».
• Die Markierungen «Halloa: …» setzt Halloa als IMAP-Stichwort. Die meisten Mailprogramme zeigen sie nicht an.
• Outlook-Kalender und OneDrive gibt es nur mit Microsoft. Google Kalender und Google Drive gehen auch mit IMAP.
• Aufgeräumt wird nur im Hauptpostfach: deinem Microsoft-Postfach, sonst dem ersten IMAP-Postfach.

Meine Adresse liegt bei Microsoft 365. Geht das per IMAP?

Nein. Microsoft erlaubt dort keine Anmeldung mit Passwort per IMAP. Verbinde das Postfach mit deinem Microsoft-Konto, das geht auch nachträglich unter «Verbindungen».

Wie sicher ist mein Passwort bei euch?

Halloa speichert es verschlüsselt in der Schweiz, mit dem Schlüssel deiner Firma, und zeigt es nie wieder an, auch uns als Betreiber nicht. Die Verbindung zum Server ist immer verschlüsselt (Port 993).

Halloa nutzt den Zugang nur zum Lesen, zum Ablegen von Entwürfen und zum Aufräumen. Trennst du das Postfach, löschen wir die Zugangsdaten sofort. Mit einem App-Passwort kannst du den Zugang zusätzlich jederzeit bei deinem Anbieter sperren.

Unter «Verbindungen» steht ein Fehler beim Postfach. Was tun?

Meist wurde das Passwort geändert oder das App-Passwort gelöscht. Gib es unter «Verbindungen» neu ein: Adresse nochmals eingeben, dann das neue Passwort. Bei einem Fehler bekommst du höchstens einmal am Tag eine Mail.

Wie verbinde ich ein geteiltes Postfach, zum Beispiel info@?

Unter «Verbindungen» trägst du die Adresse ein, bis zu zehn Postfächer. Du brauchst in Exchange Vollzugriff auf das Postfach, und Microsoft fragt einmal nach dem Recht für geteilte Postfächer. Beim Speichern prüft Halloa den Zugriff.

Wie arbeitet Halloa in geteilten Postfächern?

• Nur neue Mails ab dem Verbinden bekommen Entwürfe.
• Der Entwurf liegt im Ordner «Entwürfe» des geteilten Postfachs, mit dessen Signatur.
• Der Ton kommt aus den gesendeten Mails des geteilten und deines eigenen Postfachs.
• Aufgeräumt wird dort nicht.
• Ein geteiltes Postfach betreut immer nur eine Person, damit keine doppelten Entwürfe entstehen. Wer es zuerst verbindet, betreut es.

Wofür nutzt Halloa meinen Kalender?

Geht es in einer Mail um einen Termin, schlägt der Entwurf zwei oder drei freie Zeiten vor. Er bestätigt nie selbst einen Termin. Ausserdem sieht er gemeinsame Termine mit dem Absender (30 Tage zurück und voraus).

Mit «Termine eintragen» (unter «Termine», freiwillig) stehen vorgeschlagene Zeiten vorläufig in deinem Kalender. Sagt ein Entwurf eine Zeit zu, entsteht ein vorläufiger Termin, der fest wird, sobald du die Antwort sendest. Verworfene Entwürfe nehmen ihre Einträge wieder mit. Eingeladen wird nie jemand.

Den Kalender nutzt der Entwurf nur bei bestätigten Absendern.

Welchen Kalender kann ich verbinden?

Outlook oder Google, oder keinen. Du wählst das unter «Termine». Für Outlook fragt Microsoft einmal nach dem Leserecht für den Kalender. Bei geteilten Postfächern kann auch deren Kalender mitlesen, sofern du in Outlook Zugriff darauf hast.

Welche Zeiten gelten als frei?

Die nächsten 14 Tage, Montag bis Freitag von 9 bis 17 Uhr, ohne Mittag von 12 bis 13.30 Uhr, jeweils mindestens eine Stunde am Stück. Eigene Arbeitszeiten kann man noch nicht einstellen.

Woher nimmt der Entwurf sein Wissen?

• Immer: der Verlauf der Mail und deine früheren Antworten an diese Person oder Firma
• Wenn eingeschaltet: deine Website, eigene Dateien, Ordner aus OneDrive oder SharePoint, Google Drive, Kalender und eine kurze Websuche

Beim Entwurf in der App siehst du jede verwendete Quelle mit Begründung.

Zum Schutz vor gefälschten Absendern: Ordner aus OneDrive oder SharePoint und die Suche in Google Drive nutzt der Entwurf nur bei bekannten Kontakten (aus deiner Firma oder Personen, denen du schon geschrieben hast). Bei neuen Anfragen kommen nur deine hochgeladenen Dateien, deine Website und Dokumente dazu, die du schon mit dieser Person geteilt hast.

Wie nutzt Halloa meine Website?

Unter «Wissen» hinterlegst du bis zu fünf Websites. Halloa liest bis zu 40 Seiten pro Website (nur Text) und frischt sie höchstens einmal täglich auf, oder sofort mit «Jetzt neu einlesen».

Genutzt wird sie vor allem bei Anfragen und neuen Kontakten, und nur Abschnitte, die wirklich zur Mail passen.

Welche Dateien kann ich hochladen?

Unter «Wissen», Karte «Eigene Dateien»: PDF, Word, Excel, Text und Mails (.eml, .msg), bis 20 MB pro Datei. Gespeichert wird nur der Text, verschlüsselt und in Abschnitte geteilt. Die Originaldatei behalten wir nicht.

Pro Mail nutzt der Entwurf höchstens vier passende Abschnitte. Du kannst einzelne Dateien für Entwürfe sperren oder löschen.

Wie verbinde ich OneDrive oder SharePoint?

Unter «Wissen» fügst du bis zu fünf Ordner per Freigabe-Link ein (in OneDrive: Teilen, Link kopieren). Halloa liest bis zu 200 Dateien pro Ordner und gleicht sie täglich ab: neue und geänderte Dateien kommen dazu, gelöschte fallen weg.

Nutzt Halloa meine früheren Antworten an andere?

Ja, als Vorlage. Bei neuen Anfragen sucht Halloa in deinen gesendeten Antworten der letzten 12 Monate nach ähnlichen Fällen und nutzt sie für Inhalt und Formulierung, damit der Entwurf so gut wird wie deine besten Antworten. Namen und Details dieser Personen kommen nicht in den Entwurf.

Das gilt nur für Absender, deren Adresse bestätigt ist, und nur, wenn ein Fall wirklich zum Thema passt. Beim Entwurf siehst du unter «Ähnliche Fälle», ob welche genutzt wurden.

Was macht die Websuche, und was geht dabei hinaus?

Sie ist am Anfang aus. Eingeschaltet sucht sie nur, wenn eine Mail öffentliche Infos braucht, etwa zur Firma des Absenders oder zu einem Anlass. Fragen zu deinem eigenen Angebot beantwortet Letravo aus deinem Firmenwissen (Mails, Unterlagen, Drive, Website), ohne Websuche. An den Suchdienst gehen nur kurze Suchbegriffe, nie der Mailtext. Zur Wahl stehen Linkup (Paris) und Staan (EU).

Hat der Entwurf schon Kalender oder Dateien genutzt, ist die Websuche für diesen Entwurf gesperrt. So kann nichts Internes nach aussen gelangen.

Was passiert, wenn ich pausiere?

Solange pausiert ist, entstehen keine Entwürfe, und es wird nichts aufgeräumt. Setzt du fort, holt Halloa Mails aus der Pause nach, sofern sie nicht älter als 14 Tage sind.

Was ist der Support-Zugang?

Unter «Konto» gibst du unserem Team für 5 Tage Einblick in deine Einstellungen, deinen Schreibstil, die Entwürfe von Halloa und das Protokoll. So können wir nachvollziehen, warum ein Entwurf so geworden ist, ohne dass du Screenshots schicken musst.

Deine Mails in Outlook sehen wir nie. Der Zugang endet von selbst, du kannst ihn jederzeit widerrufen, und jeder Einblick steht mit Zeit und Person auf deiner Kontoseite.

Wie gebe ich Feedback?

Über «Feedback» unten im Menü: Idee, Problem oder Lob, in ein paar Sätzen. Es geht direkt an unser Team, Antworten kommen an deine Adresse. Gespeichert wird es verschlüsselt und nach einem Jahr gelöscht.

Wo liegen meine Daten?

App und Datenbank laufen bei Nine in Zürich. Die KI-Modelle laufen bei Anbietern in der Schweiz und der EU, nie in den USA. Welche Modelle genau, steht unter «Konto» bei «Anbieter und Modelle».

Deine Mails trainieren keine Modelle. Mailtexte, Entwürfe, Schreibstil und Anmeldedaten speichern wir verschlüsselt, jede Firma mit eigenem Schlüssel. Auch wir als Betreiber sehen keine Mailinhalte.

Wie lange bewahrt Halloa was auf?

• Entwurfstext nach dem Senden oder Verwerfen: 30 Tage
• Angaben zu eingegangenen Mails (Absender, Einordnung, ohne Inhalt): 90 Tage
• Protokoll des Aufräumens: 90 Tage
• Liste deiner Newsletter (Absender, Zahlen, deine Wahl): bis 180 Tage nach der letzten Mail des Absenders
• Antwortbeispiele für deinen Ton: die letzten 12 Monate

Deine Mails selbst bleiben in deinem Postfach. Wir kopieren kein Postfach.

Wie lösche ich mein Konto?

Unter «Konto» mit «Konto löschen». Zur Sicherheit tippst du LÖSCHEN ein. Danach entfernen wir sofort alle bei uns gespeicherten Daten: Schreibstil, Antwortbeispiele, Entwürfe, Dateien, Website-Texte, Verbindungen und die Zugangsdaten deiner IMAP-Postfächer. Die Google-Verbindung wird dabei auch bei Google getrennt.

Entwürfe, die schon in Outlook liegen, bleiben dort. Die Zustimmung bei Microsoft entziehst du bei Bedarf selbst (siehe «Microsoft hat mich gar nicht nach den Rechten gefragt»).

Welche Mails schickt mir Halloa?

• «Halloa ist eingerichtet», einmal nach der Einrichtung
• «Verbindung unterbrochen», wenn ein Postfach nicht erreichbar ist, höchstens einmal pro Tag
• Den Wochenrückblick am Montagmorgen, nur wenn etwas passiert ist. Abbestellen kannst du ihn unter «Konto».

Diese Mails kommen von hoi@letravo.ch, nie aus deinem eigenen Postfach.

Wie sicher ist das?

Unser Sicherheitsmanagement orientiert sich an ISO/IEC 27001:2022, eine Zertifizierung ist geplant. Halloa gibt Inhalten aus Mails, Anhängen und Webseiten nie die Rolle einer Anweisung, prüft Absender und markiert ungeprüfte Links und Kontodaten. Sicherheitslücken bitte an security@letravo.ch.

Meine Frage ist nicht dabei.

Schreib uns an hoi@letravo.ch. Während der Beta hilft uns jede Rückmeldung.